バーチャルオフィスのデメリット4.バーチャルオフィスからの書類の郵送コストがかかる

大量の郵便物

郵便物転送のシステム

バーチャルオフィスで会社を作った場合、本店の登記住所はバーチャルオフィスの住所になるので、当然公式的な書類はバーチャルオフィスに送られます。

バーチャルオフィス側では届いた書類をいったん受け取り、それを実際の職場の住所や代表者の自宅に転送する等をやってくれます。

この時に発生する転送費用は会社(バーチャルオフィスの借り手)の負担になります。

1回の転送につき数百円がかかりますから、紙の書類が多く転送されてくると年間で数千円かかってしまうこともあります。

なお、転送料を請求されるシステムと、転送料は月の契約料に含まれていて、切手代等の実費のみの請求をされるシステムとがあります。オフィスによってシステムが異なるので事前にチェックしましょう。

このため、できる限り紙の書類が送られてこないようにする必要があります。

具体的にどうすればいいのかというと、例えば証券会社から取引報告書等の書類が送られてくる場合もできる限り電子の報告書にしてもらい、紙の発行がないようにする等です。

他にも、紙の書類が送られてくる場合であっても、本店の登記住所に送ってもらうのではなく、直接代表者の住所に送ってもらうように設定する方がいいです。これは、証券会社で「取引担当者」を設定する時に、代表者自身を取引担当者に設定して、その取引担当者(=代表者)の住所を自宅住所に設定することで自宅に書類を送ってもらうことができます(証券会社によって対応が異なる可能性があります)。

この郵送コストは意外と馬鹿にならないので、バーチャルオフィスを選ぶ際は、郵送コスト等のランニングコストが高くないかも注意して選ぶ必要があるでしょう。

よほど郵便物が来ない限りは、転送料は高くてもいいから月額を安く

基本的には、月額費用が少なくて、郵便転送の度に転送料を取られるシステムの方がトータルでは安くなると思います。例えば、東京都内の有名なバーチャルオフィス2つを比較すると以下の表のようになります。

バーチャルオフィス郵便転送料金最安プランの価格(1か月)
レゾナンス実費 1,650円
スタートアップ青山手数料+実費 500円
郵便手数料の比較

転送は通常ならあったとしても年間で3、4回程度なので、1回の転送で数百円かかっても都度転送手数料を取られるほうが年間トータルでは安くすみます。

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著者:税理士 鈴木 康寛

マイクロクラウド会計事務所所長似顔絵

大手監査法人在籍中に上場準備企業に出向して上場準備業務に従事、上場に成功。その後、上場企業の財務経理部門を経て独立開業する。自らもマイクロ法人を設立した経験を活かし『全ての人にマイクロ法人を』をモットーにマイクロ法人の素晴らしさを啓蒙中。

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